ÌìÃÀÓ°Ôº

Costau dirprwyon proffesiynol

Canllawiau arferion da gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd

Crynodeb

Mae’r canllawiau hyn wedi cael eu creu i helpu dirprwyon proffesiynol wrth gyflwyno amcangyfrifon o gostau a biliau i’w hasesu, ac i egluro beth y gellir ei hawlio mewn biliau rheoli cyffredinol (GM)

Cyflwyniad

Mae’r canllawiau arferion da hyn wedi cael eu cynhyrchu gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG) a Swyddfa Costau’r Uwchlysoedd (SCCO).

Mae’n amlinellu sut y byddwn yn gweithio gyda’n gilydd i sicrhau bod dirprwyon yn gweithredu er budd pennaf P ac yn cydymffurfio â chyfarwyddiadau’r Llys Gwarchod (COP).

Pwrpas a chwmpas

Mae’r canllawiau hyn yn egluro’r dull y mae’r SCCO yn ei ddefnyddio wrth asesu biliau a gyflwynir gan ddirprwyon proffesiynol. Mae’n ymdrin ag arferion da, rôl yr OPG, cwynion, apeliadau a chanllawiau ar gostau rheoli cyffredinol.

Mae’r canllaw yn cynnwys y canlynol:

• nodiadau atgoffa ynghylch beth i’w ystyried wrth ysgwyddo costau GM yn erbyn ystâd P
• cyngor ar gyflwyno biliau costau ar gyfer asesiad
• Gofynion adrodd OPG

Dylid ei ddarllen ar y cyd â’r Rheolau Trefniadaeth Sifil (CPR), Cyfarwyddyd Ymarfer COP PD19B, adran 23 Canllawiau SCCO (2023), Cod Ymarfer Deddf Galluedd Meddyliol 2005 (y Cod) a safonau dirprwyon proffesiynol OPG. Cyfeiriwch at y dolenni ar ddiwedd y ddogfen.

Nid yw’n disodli unrhyw un o’r dogfennau hyn.

Cefndir

Nod OPG yw hyrwyddo arferion gorau a thryloywder ym maes costau dirprwyon proffesiynol er mwyn cyflawni ein cyfrifoldeb i ddiogelu buddiannau P. Bydd gwybodaeth a gesglir gan ddirprwyon proffesiynol yn ein galluogi i ffurfio barn am reolaeth y dirprwy ar faterion ariannol P a’u cynigion ar gyfer gweithgarwch yn y dyfodol.

Arferion da

Fel yr eglurwyd ym mharagraff 6 PD19B, mae gan ddirprwy proffesiynol hawl i gael costau GM sy’n:

• rhesymol
• cymesur â chyfanswm gwerth ystâd P, faint o waith a wneir ac y dylai unrhyw waith a wneir gael ei wneud gan y person priodol sy’n ennill y ffi

Mae’r un mor bwysig i ddirprwy proffesiynol ddangos ei fod yn ystyried buddiannau gorau P, yn enwedig ond nid yn gyfan gwbl, lle mae ei asedau’n cael eu disbyddu’n sylweddol neu’n gyflym.

Wrth sôn am ddyletswydd gofal, mae Adran 8.57 y Cod yn datgan: ‘Os yw dirprwyon yn cael eu talu am eu gwasanaethau, disgwylir iddynt ddangos lefel uwch o ofal neu sgil wrth gyflawni eu dyletswyddau.’

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn disgwyl i ddirprwy proffesiynol fabwysiadu agwedd gytbwys wrth ddelio â materion P ac arfer barn broffesiynol ym mhob agwedd ar ei rôl, yn enwedig yng nghyswllt arian P.

Mae hyn yn cynnwys ystyried faint o gyfranogiad y maent yn disgwyl ei gael ym materion P yn y flwyddyn dirprwyaeth nesaf a faint mae ffioedd y dirprwy proffesiynol yn debygol o gostio i ystâd P.

Yn ogystal, mae gan y dirprwy gyfrifoldeb i wneud asesiad proffesiynol os yw er lles pennaf P i barhau yn ei rôl, gan arwain at ostyngiad yn ystâd P.

Os yw materion P wedi’u trefnu’n ddigon da ac yn annhebygol o newid yn sylweddol, caiff y dirprwy proffesiynol ystyried a fyddai cais i’r COP i benodi aelod o deulu P neu ffrind yn briodol.

Mae’r OPG a’r SCCO yn glir y bydd disgwyl i unrhyw ddirprwy proffesiynol nad yw’n dilyn y canllawiau cyhoeddedig egluro’r rheswm dros eu gweithredoedd ac, yn benodol, dangos sut mae eu gweithredoedd er budd pennaf P.

Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus wneud cais i’r COP i gael gwared ag unrhyw ddirprwy os oes pryder nad yw’n gweithredu er lles pennaf P.

Cyfrinachedd

Er eu bod yn cydnabod eu dyletswydd cyfrinachedd gyffredinol, mae’r OPG yn annog dirprwyon i fod yn agored ac yn dryloyw ynghylch eu ffioedd gyda theulu P pan fo hynny’n briodol. Bydd hyn yn hybu gwell ymwybyddiaeth o’r costau a wynebir wrth reoli materion P.

Dylai dirprwyon ddod i benderfyniad cytbwys ynghylch a yw datgelu eu ffioedd i aelodau o’r teulu er lles pennaf P.

Wrth wneud y penderfyniad hwn, dylai dirprwyon ystyried a rhoi gwybod i aelodau’r teulu nad yw hyn yn golygu’n awtomatig bod gan aelodau o’r teulu hawl i gwestiynu unrhyw gostau a gyflwynir i’r SCCO. (CPR Rheol 47.19(3) a PD 47 (18.2).

Cyflwyno ffurflen OPG105 i OPG a SCCO

Dylid cyflwyno OPG105 ochr yn ochr â’r adroddiad dirprwyaeth (OPG102/OPG103) ar ddiwedd y cyfnod adrodd. Ni ddylai cwblhau a chyflwyno OPG105 olygu bod angen unrhyw weithgarwch casglu gwybodaeth pellach gan y dirprwy ac ni ragwelir y bydd yn ychwanegu unrhyw faich cost pellach ar P. Ni ddylai llenwi’r ffurflen gymryd mwy na 30 munud.

Mae angen cymaint o wybodaeth â phosibl ar y SCCO er mwyn gwneud asesiad llawn o gostau proffesiynol.

Wrth gyflwyno eu bil i’w asesu, dylai dirprwyon proffesiynol amgáu copi o’r amcangyfrif ffioedd a gyflwynwyd yn flaenorol i OPG. Nid yw’r amcangyfrifon yn ymrwymo parthed yr asesiad manwl.

Os yw’r costau sy’n cael eu hawlio yn y bil yn 20% neu fwy yn uwch na’r amcangyfrif, bydd hefyd angen rhoi rhesymau i’r SCCO am y gwahaniaeth.

Os bydd amgylchiadau P yn newid yn ystod y flwyddyn (ac felly costau i’w ystâd), dylai’r dirprwy roi gwybod i OPG os yw’r ffioedd yn debygol o fod yn 20% neu’n fwy yn uwch na’r amcangyfrif a gyflwynwyd.

Nid oes angen ffeilio diweddariad gydag OPG os yw’r cynnydd o 20% neu fwy yn ganlyniad yn unig i newid yn y cyfraddau fesul awr a geir yn y canllawiau.

Fodd bynnag, mater i’r SCCO fydd asesu costau’r dirprwy proffesiynol ar ddiwedd y flwyddyn adrodd ac i’r dirprwy egluro unrhyw anghysondebau.

Rôl OPG

Ar ôl derbyn amcangyfrif y flwyddyn gyntaf neu adroddiad y dirprwy ac OPG105, bydd rheolwr achos OPG yn adolygu’r amcangyfrif o’r costau ar gyfer y flwyddyn nesaf. Os byddant yn codi unrhyw bryderon, byddant yn cysylltu â’r dirprwy i drafod neu egluro.

Bydd y rheolwr achos yn edrych ar nifer o ffactorau, gan gynnwys yr amcangyfrif mewn perthynas â maint ystâd P, costau blaenorol yn yr achos, ac unrhyw amgylchiadau hysbys yn yr achos a allai effeithio ar y ffioedd sydd i’w codi (er enghraifft newid mewn trefniadau ariannol, byw neu ofal P sy’n mynnu mwy neu lai o fewnbwn gan y dirprwy).

Cwynion ac apeliadau

Mae gan SCCO broses apelio sydd wedi’i nodi’n glir ac sydd ar gael i unrhyw berson sydd â buddiant ariannol ym materion P. Gweler CPR 47.19(3) a PD 47 (18.2) a Chanllawiau SCCO 2023 Pennod 27.9.

Pan fydd OPG yn derbyn cwyn am gostau dirprwy proffesiynol a bod tystysgrif costau eisoes wedi’i chyhoeddi, cyfeirir yr achwynydd at ganllawiau SCCO, Rheolau Trefniadaeth Sifil (CPR) a’r broses farnwrol.

Efallai y bydd OPG yn rhoi gwybod i SCCO am achosion lle mae pryderon wedi’u nodi ynghylch lefel y costau proffesiynol ond ni fydd yn batri i benderfyniadau’r SCCO ynghylch costau nac yn ceisio gwrthdroi unrhyw dystysgrifau costau a gyhoeddwyd.

Canllawiau cryno ar gostau rheoli cyffredinol

Mae’r canlynol yn drosolwg o’r dull a ddefnyddir gan SCCO wrth asesu biliau.

Cyfraddau fesul awr

Ac eithrio o dan yr amgylchiadau mwyaf eithriadol, dylai’r cyfraddau fesul awr a godir ar fil GM fod fel y’u disgrifir yng Nghanllawiau SCCO ar asesiad cryno o gostau (CPR Vol.1). Dylid hawlio cyfraddau yn unol â’r Cyfraddau Fesul Awr yn y Canllawiau ar gyfer y cyfnod y cyflawnwyd y gwaith, a darparu tystiolaeth o gydymffurfio â’r egwyddor indemniad fel y bo’n briodol. Mae’r Canllawiau cyfredol a hanesyddol ar gyfer Cyfraddau Fesul Awr i Gyfreithwyr ar gael yn rhwydd ar-lein, er enghraifft ar wefan Gov.uk.

Dirprwyo dyletswyddau

Disgwylir i ddirprwyon proffesiynol ddirprwyo gwaith i’r lefel briodol o enillydd ffi.

Mae hynny’n golygu y dylai gweithgareddau GM arferol megis talu biliau neu wirio cyfriflenni banc gael eu cyflawni gan gynorthwyydd gweinyddol neu enillydd ffioedd Gradd D ar y gorau.

Bydd angen i’r dirprwy gyfiawnhau unrhyw fil lle hawlir enillydd ffi ar radd uwch. Mae adegau pan fyddai defnyddio person nad yw’n ennill ffi yn cael ei ystyried yn fwy priodol, er enghraifft, pe bai’n danfon nwyddau neu arian i P.

Wrth ystyried unrhyw amser a hawlir ar gyfer y weithred o ddirprwyo, bydd SCCO yn ystyried a yw’r amser a gymerir yn rhesymol, yn gymesur, yn flaengar ac yn lleihau costau. Ar gyfer gweithgareddau rheolaidd, arferol, disgwylir y bydd systemau wedi cael eu rhoi ar waith i osgoi’r angen am ddirprwyo ailadroddus neu ormodol.

Talu biliau

Fel arfer, bydd unedau tri munud ond yn cael eu caniatáu mewn perthynas â thalu biliau naill ai drwy drosglwyddiad electronig, siec neu lythyr amgáu. Fel arfer, ni chaniateir rhagor o amser ar gyfer diweddaru cofnodion gyda manylion unrhyw daliad nac ar gyfer unrhyw lythyr sy’n rhoi gwybod am daliad.

Cysoni cyfriflenni banc

Fel arfer, dim ond ar Radd D y caniateir cysoni cyfriflenni Banc.

Lefelau cyswllt

Ymarfer arferol y SCCO yw caniatáu un ymweliad cartref ym mhob cyfnod o 12 mis, yr ystyrir ei fod yn briodol mewn achosion sy’n sefydlog.

Derbynnir y gallai fod angen mwy o ymweliadau i ddiwallu anghenion penodol yr achos, ond dylai dirprwyon fod yn barod i gyfiawnhau hyn gan gyfeirio at eu dyletswyddau o dan y Ddeddf Galluedd Meddyliol.

Mae’r SCCO yn caniatáu i un person sy’n ennill ffi ymweld ym mhob achos heblaw am yr achosion mwyaf eithriadol. Dylai dirprwyon proffesiynol geisio cyfyngu ar gysylltiad gormodol â phob parti, gan gynnwys P, aelodau o’u teulu, rheolwyr achos a gweithwyr achos.

Ym mhob achos, disgwylir i ddirprwyon proffesiynol ddefnyddio eu crebwyll wrth benderfynu ar y dull mwyaf cost-effeithiol o gyfathrebu a defnyddio dull cytbwys o ddiwallu anghenion P rhag ysgwyddo costau gormodol.

Gwaith lles

Pan benodir dirprwy eiddo a materion ariannol i reoli materion ariannol P, ni ellir adennill am waith mewn perthynas â lles o ystâd P heb ganiatâd gan COP.

Os yw’r dirprwy proffesiynol ar gyfer eiddo a materion ariannol yn canfod bod cyfran fawr o’u hamser yn cael ei dreulio ar faterion sy’n ymwneud ag iechyd a lles, dylent sicrhau eu bod yn ymgysylltu â gweithwyr proffesiynol priodol sy’n gallu diwallu’r anghenion hynny (er enghraifft, tynnu sylw asiantaethau at bryderon diogelu).

Gallant hefyd ystyried ei bod er lles pennaf P i gais gael ei wneud i’r COP i benodi dirprwy iechyd a lles.

Dyfarniad Re ACC

Ar gyfer gwaith sydd y tu allan i awdurdod cyffredinol dirprwy, efallai y bydd angen gwneud cais am awdurdod pellach i asesu costau. Cyfeiriwch at

Parêd harddwch ariannol’

Yn gyffredinol, dim ond un uwch enillydd ffioedd fydd yn cael mynychu cyfarfodydd o’r fath i drafod y strategaeth fuddsoddi orau ar gyfer P mewn dyfarniadau iawndal mawr.

Amcangyfrif o’r costau

Os na ddarperir tystiolaeth ddogfennol i gefnogi’r bil, er enghraifft nodiadau presenoldeb a chopïau o’r dogfennau y mae’r nodyn presenoldeb yn cyfeirio atynt, mae costau o’r fath yn debygol o gael eu gwrthod.

Gorbenion

Mae ymchwil, darllen gohebiaeth arferol sy’n dod i mewn, cyfathrebu mewnol os ystyrir bod hynny yn arferol ac yn anflaengar, goruchwylio a diweddaru cofnodion yn rheolaidd yn cael ei ystyried yn rhan o orbenion y dirprwy, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol.

Nid yw’r enghreifftiau hyn yn gynhwysfawr ac efallai y bydd eitemau eraill sy’n cael eu hystyried yn orbenion mewn asesiadau unigol.

Mae OPG yn disgwyl i bob dirprwy ddarparu lefel benodol o wasanaeth ac mae ganddi systemau ar waith i fonitro hyn, fel Ymweliadau Sicrwydd a sicrhau cydymffurfiad â safonau dirprwyon. Mae OPG a SCCO yn ystyried amser sy’n gysylltiedig â’r rhwymedigaethau hyn yn rhan o orbenion dirprwy ac ni fyddant yn cael eu caniatáu wrth asesu.

Gohebiaeth arferol am allan

Fel arfer, caniateir uned tair munud ar gyfer llythyrau, negeseuon e-bost neu lythyrau dyblyg byr a syml iawn, er enghraifft i sefydliad ariannol neu deulu P.

Costau ymgyfreitha

Ni chaniateir costau y gellid eu hawlio’n briodol yng nghyd-destun ymgyfreitha parhaus, er enghraifft, taliadau interim ar gyfrif ar gyfer iawndal neu ddarparu gwybodaeth at ddibenion ymgyfreitha. Gweler hefyd ACC uchod.

Ffioedd drafftio costau

Ar wahân i dan amgylchiadau eithriadol, caniateir i enillydd ffi cyfradd Gradd D ddrafftio biliau costau.

Mae costau paratoi atodlenni hir iawn sy’n atgynhyrchu nodiadau’r ffeil yn debygol o gael eu gwrthod.

Rhaid defnyddio’r ffurflen fer ar gyfer costau a hawlir sy’n llai na £3,000 (heb gynnwys TAW ac alldaliadau).

Ystadau gwerth cyfyngedig

Pan fo asedau net P yn llai na £20,300, disgwylir i ddirprwy proffesiynol weithredu yn unol â’r cyfarwyddiadau a roddir yn Adrannau 10 a 12 o PD19B.

Costau proffesiynol ar farwolaeth P

Ar farwolaeth P, mae’r ddirprwyaeth ar ben. O’r herwydd, nid oes gan y Llys Gwarchod (COP) unrhyw awdurdodaeth bellach, ac nid oes gan SCCO unrhyw awdurdod i asesu bil dirprwy proffesiynol, ar gyfer unrhyw gostau a wynebir ar ôl marwolaeth.

Fodd bynnag, gall SCCO barhau ag asesiad sydd wedi mynd rhagddo’n rhannol cyn marwolaeth P heb fod angen rhagor o awdurdod gan COP.

Y rheswm am hyn yw y bydd y gorchymyn dirprwyaeth gwreiddiol yn awdurdodi asesiad manwl o’r costau dirprwyaeth rhesymol a ysgwyddwyd yn ystod oes P.

Dylai’r dirprwy gyfeirio at ysgutor i weld a ellir cytuno ar y costau (Cyfarwyddyd Ymarfer 23(b) paragraff 10).

Lle bo dirprwy proffesiynol hefyd yn ysgutor ystâd P, mae gwrthdaro posibl rhwng buddiannau, a dylid cyflwyno’r bil i SCCO i’w asesu. Mewn amgylchiadau o’r fath, NI fydd angen i SCCO gael caniatâd gan COP i gynnal asesiad terfynol, fel yr esbonnir uchod.

Cyflwyno biliau i SCCO

Fformat y Bil

Dylid cyflwyno pob Bil gan ddirprwyon proffesiynol i SCCO drwy ffeil CE.

Derbynnir biliau yn y fformatau canlynol:

• ‘Biliau papur’ traddodiadol am Gostau fel y nodir yn CPR Rhan 47, PD47

• Bil COP-E –

Rhaid defnyddio’r ffurflen fer ar gyfer costau a hawlir sy’n llai na £3,000 (heb gynnwys TAW ac alldaliadau). Cyfeiriwch at Ganllaw SCO 2023 ym Mhennod 27.6 ac Atodiad AA.

Dogfennau i’w cyflwyno i SCCO

Yn ogystal â’r bil costau a’r dogfennau eraill sy’n ofynnol yn PD19B a Chanllawiau SCCO, ar ddechrau’r papurau ategol dylai dirprwyon ddarparu copïau o’r ffurflenni ffioedd proffesiynol OPG105 wedi’u llenwi, sydd wedi neu a fydd yn cael eu cyflwyno i OPG am y cyfnod/cyfnodau perthnasol, OPG 102, unrhyw orchmynion sy’n rhoi awdurdod ar gyfer asesu ar gyfer gwaith sydd y tu allan i awdurdod cyffredinol y dirprwy (er enghraifft, fel y nodir yn ACC & Others [2020] EWCOP 9 (ACC) ) ac unrhyw dystiolaeth sy’n cefnogi’r cyfraddau fesul awr a hawlir.

Amlder cyflwyno biliau costau i SCCO

Mae’n arfer da ac er budd pennaf P i’r dirprwy proffesiynol gyflwyno ei fil costau GM i’r SCCO bob blwyddyn, mor agos â phosibl at ddiwedd y flwyddyn reoli flynyddol (gweler adran 6 PD19B).

Efallai y bydd angen i ddirprwyon proffesiynol esbonio i OPG os na ellir gwneud hyn.

Gellir cyflwyno biliau sy’n cwmpasu llai na blwyddyn os yw’r ddirprwyaeth wedi cael ei throsglwyddo, ac mae’r dirprwy’n dymuno newid dyddiadau’r cyfnod rheoli gyda dyddiad y gorchymyn newydd. Fodd bynnag, os yw’r trosglwyddiad yn un mewnol (mae’r ddirprwyaeth yn aros yn yr un cwmni), rhaid i filiau gynnwys gwerth o leiaf chwe mis o waith, oni bai y gellir darparu amgylchiadau eithriadol.

Rhagor o wybodaeth

Mae’r canllawiau hyn yn ategu’r wybodaeth yn ‘Sut i fod yn ddirprwy: Penderfyniadau ynghylch eiddo a materion ariannol’ (SD3)

I gael canllawiau SCCO llawn mewn perthynas ag asesu costau mewn achosion COP, gweler

Tudalen SCCO ar wefan y Gwasanaeth Llys

Gellir cael gwybodaeth am OPG yn

Cod Ymarfer Deddf Galluedd Meddyliol 2005

Canllaw ar gyfer Cyfraddau fesul Awr